第十三章   案卷整理与归档

    案卷整理与归档：或称正式立卷与移交归档，是机关文书部门在平时归卷的基础上，对案卷进一步系统整理编目，最终完成立卷工作，然后移交给机关档案部门。

    它包括：组合案卷、编目成卷和移交归档等。

    第一节   案卷的组合

    案卷的组合，简称组卷，指机关文书部门或业务部门在终或第二上半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。

    （1）调整定卷，是指在平时归卷的基础上，详细检查每一条款中所积累的文件材料，进行适应的调整，并且最后确定组合案卷的一项工作。

    1）调整定卷的必要性。从三个方面来分析比较。

    1.归卷与立卷。归卷不等于立卷。（详见P380）

    2.卷夹与案卷。卷夹不等于案卷。

    3.条款名称与案卷标题。条款名称不等于案卷标题。

    2）调整定卷应注意的问题：

    1.要检查卷内文件的成份。

    2.要检查卷内文件的联系。

    3.要检查卷内文件材料的数量。

    4.要检查卷内文件材料的保存价值。

    （2）卷内文件排列和编号

    1）卷内文件排列。是指将每个案卷内的文件按照一定的规律和顺序进行系统化排列，保持文件之间的有机联系和条理性，使每一份文件在案卷内都有一个回定的位置。

    卷内文件的排列方法：可以按时间、问题、重要程度、文号、作者、地区、通讯者、文种名称、人名的姓氏笔画或拼音字母等顺序进行排列。具体排列方法有几种：

    1.按时间先后排列。  2.按作者——时间排列。3.按问题——时间排列。 4.按地区——时间排列。5.按通讯者——时间排列。  6.按姓氏笔画或拼音字母

    2）卷内文件的编号。用阿拉伯数字给卷内文件编页号，以固定它们的排列顺序，这样就便于统计和保护文件。

    编号时，需要注意的几点：3点。P383页。

    1.凡是装订的案卷，应统一在有文字的每一页文件材料的正面右上角，背面的左上角填写页号。

    2.卷内文件编号的范围只限于卷内有文字的文件材料。

    3.编号应当先用铅笔，经检查准确无误后，再用打号机打号。（“页号”与“张号”不同，就以“页”为单位。）

    （3）拟写案卷标题

    案卷标题：是案卷的名称，也称案卷题名，是对卷内全部文件内容的总概述。

    1）案卷标题的结构及标法。通常应当标明卷内文件作者、问题、名称三个基本部分。有些案卷标题还需要标明时间、地区、或通讯者，若标通讯者，则取代作者位置。文种名称则使用泛称代之。排列顺序通常是：

    （时间、地区）作   者——（时间、地区）——问题——名称

    （通讯者）                                            （泛称）

    案卷标题各项的一般标法：

    1.标明卷内文件作者。是为了说明该卷内的文件由谁形成，即指文件法定的作者，而不是指拟稿人或签发人。

    2.标明卷内文件的问题。是案件标题的核心，必须使问题概括得全面、准确、简练。

    3.标明卷内文件的名称。是反映文件的性质和利用价值，一般写在案卷标题的末尾。

    4.标明卷内文件时间。这里所说的“时间”，是指标明文件内容针对的时间，而不是文件形成的时间。

    5.标明卷内文件通讯者。由往来文件组成的案卷应标明通讯者双方，如果通讯者又不止一对时，可将问题要素插入通讯者此方与彼方之间，并将同一性质的机关概括为总称。

    6.标明卷内文件涉及的地区。当案卷涉及到某某地区时，案卷标题要标明地区的名称。

    2）案卷标题的拟写要注意的几个问题：

    1.要注意政治上的正确性。

    2.要注意文字表述简练通顺、概括准确。

    3.要注意案卷标题的基本结构要力要完整，合乎语法，标点正确。

    第二节  编目成卷工作

    编目成卷工作，是指在组案卷的基础上，对卷内文件进行编目、装订、以及案卷的排列、编号等一系列工作。

    （1）案卷的编目

    案卷的编目，是指在卷内文件排列编号的基础上，填写卷内文件目录、备考表和案卷封皮等工作。

    1）填写卷内文件目录。主要项目有：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等。（表及详见P390）

    2）填写卷内备考表。是用以注明卷内文件材料需要说明的情况的表格，以备案卷移交档案部门后管理人员和查档人员对此卷有一概括了解。

    备考表置于案卷末尾，项目有：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名。（表及详见P392）

    3）填写案案封皮。是指用以保护卷内文件、标注案卷内容的卷皮，用牢固厚实的牛皮纸统一制作，使用毛笔正楷字填写，起醒目作用，并便于长期保存。

    案卷封皮项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管理期限、件数、页数、归档号等。（表及详见P394）

    档号：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。由档案部门填写。

    全宗号是档案馆指定给立档单位的编号，在一个档案馆内全宗号不能重复；目录号是全宗内案卷所属目录的编号，在一个全宗内案卷目录不能重复；案卷号目录内案卷的顺序编号，在一个案卷目录内案卷号不能重复。

    （2）案卷的装订与装盒

    案卷的装订，是为了固定文件之间的排列顺序，保护文件不受损坏和防止散失，便于保管和利用。

    案卷装订的要求：整齐、牢固，不影响阅读。

    装订、装盒的案卷，应根据不同情况，区别对待。一般来说带底稿的文件为正卷，应装订。第二套卷，即重份文件卷，应装盒。对永久、长期保存的案卷应使用质量较好的卷皮装订。短期保存的案卷则可采用简易的卷皮装订。

    “散装卷”的具体步骤和做法：

    1.对本单位每年应该立卷归档的文件按照保管期限，划分为永久、长期、短期三个部分；同在一保管期限的文件中，按内容相近程度分为若干 类，拆除文件上的金属物，编页号、填写卷内目录。

    2.使用软皮卷并用细线订住每份文件，内容紧密联系的相关文件订在一起，如正本与定稿、正件与附件、批复与请示、原件与批转件等。软卷皮封面印案卷封面项目，封二印卷内文件目录项目，封三印卷内备考表项目，填写要求与方法与硬卷皮相同。

    3.将每份订好的文件装入卷盒。卷盒外形尺寸采用300mX200mm（长X宽），其中根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口外中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。卷盒封面为空白面，卷盒脊背项目包括全宗号名称、目录号、年度、起止卷。

    4.按照不同的保管期限对卷盒进行系统排列，编写档号、编制案目录。卷脊项目的填写方法同硬卷皮格式，其中起止号填“XX——XX卷”。

    散装卷的优点：一是方便利用，便的保密。二是便于保护和管理文件。缺点是：容易把卷内文件弄乱或造成文件丢失。

    （3）案卷排列与编号

    案卷排列与编号，是指案卷经过编目装订以后，将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号，以固定其顺序，使卷与卷之间保持一定的联系，系统地反映机关的工作活动。

    1）案卷的排列。方法主要有：

    1.将一个组织单位的案卷先按保管期限分开，即永久、长期、短期分别排列。

    2.案卷排列可以在条款排列的基础上适当地进行调整，既保持案卷与案卷之间的联系，又要按重要程度、作者、名称、时间、地区等体现条理化和一定的规律。

    3.上级机关、本机关、下级机关所组成的案卷，又可以按照其重要程度、问题、名称来进行排列。

    4.一些特殊的案卷，也可采取特殊的排列方法。如纪检部门处分案卷、信访部信访案卷，可以采用按姓氏笔划，或地区排列的方法。

    2）案卷的编号。为了最后固定案卷分类排列顺序的位置，并便于档案的统计、保管和查找利用，必须对所有的案卷进行编号。

    案卷的编号：主要是指编案卷的顺序号，即案卷号。

    具体编法是：将本机关一年所形成的案卷，依次按永久、长期、短期和副卷（重份卷）编制统一的案卷顺序号。

    第三节    案卷的归档

    案卷组合和编目完成卷工作完成后，公文处理部门根据归档的要求填写案卷目录、编制各种检索工具，并按照归档制度对案卷目录、检索工具同所有案卷一起向机关档案室移交。

    （1）案卷目录的编制

    案卷目录是对经过分类排列和编号的案卷进行登记所形成的。案卷目录的封面采用长X宽为300mmX220mm规格、漆皮或塑料面皮夹纸，主要项目有：目录名称（年度或组织机构）、全宗号、目录号及保管期限等。案卷目录的项目有“案卷号、案卷题名、页数、保管期限、备注”等。

    （表及详见P401）

    1）案卷目录的编制方法。一般有两种：一是由各部门的公文立卷人员编制移交目录，然后由档案室汇总编排卷号、编制正式的案卷目录。二是由机关档案室通盘组织，指导部门的公文立卷人员统一分类、编排卷号、直接编制案卷目录。

    1.案卷目录与案卷封皮的项目内容要一致，如发现有不准确的地方要随时改正。

    2.注意将归档时的案卷顺序号中的永久、长期、短期三种保管期限案卷以及副卷（重份文件卷）分别填写，以便档案部门在编制系统化案卷号时单独进行装订。

    2）文件检索工具的编制

    文件检索工具：是指用来查找、利用文件材料的目录、卡片等。主要有：

    1.文件索引。又叫文件作者目录，它是以文号编排为主的。

    2.文件分类目录。又叫文电综合分类目录。

    3）案卷的归档：公文立卷部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为“归档”。归档制度包括：

    1.归档范围。凡机关工作活动中形成有具有保存价值的文件材料经文书部门或业务部门整理、立卷后，应定期向档案部门归档。

    2.归档时间。机关文书部门或业务部门一般应在第二年向档案部门移交档案。

    3.归档要求。A.应归档的文件齐全、完整；

    B.文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；

    C.归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。