第九章  信息管理

　　第一节  管理信息

　　〖基本内容〗

　　一、信息

　　信  息是一定的客体传给人并被人所理解和认识了的内容。信息是以语言、数据、图像、文字以及其他符号等等为载体的，但语言、数据、图像、文字以及其他符号并不就是信息，信息是这些东西所代表的含义和所要说明的事情。信息需要通过信息载体的解读才能获得；另外，同一信息可以通过不同的载体来承担。

　　信息不同于人的感觉意识。首先，所谓感觉、意识，无非是人的感觉和人意识，而信息则是一种完全客观性的表述，是指关于某一客观事物的信息。其次，感觉、意识在内容上具有客观性，但客观性仅仅是本源意义上的客观性，一旦作为意识存在时，它实际上是经过人的加工、再造和深入的理解；信息虽然也是由人对客观信号解读而获得的，但这种解读是一种直观的理解。信息是作出判断的前提，而感觉和意识是判断的结果。

　　信息是人们相互之间沟通的桥梁。人的一切活动都具有社会性，人必须在与他人的联系和沟通中才能生存和发展，联系和沟通就是通过信息的桥梁来进行的。因而，信息在人类社会生活中的作用非常重要，信息对于管理的意义也是这样。

　　二、管理信息的概念

　　管理信息：是指那些进入管理系统，能够对管理活动产生影响的信息，它是管理者与被管理者之间、管理者之间、被管理者之间沟通和协调的介质。管理活动就是不断把信息转化为具体行动的活动。

　　信息在生产力体系中具有重要的意义。现代社会被人们称为信息社会，信息成为增加国民财富、提高社会生产效果和人民生活水平的重要工具，信息成为无形的财富和重要资源，搞好信息管理工作会带来巨大的经济效益。

　　管理系统是不断生产信息的系统，与管理活动相伴随的是信息的流动。现代社会的管理工作，每一步都离不开信息。反过来说，任何系统，只要有管理活动，就会有管理信息存在和发挥作用。

　　管理信息对于现代管理的成败有着决定性的影响。因为，管理工作的成败取决于能否制定出有效的决策，决策的质量很大程度上取决于信息的准确程度，而正确的信息则是减少不确定因素的基础。一方面，信息反映了物质流；另一方面，又通过信息流来指挥、控制物质流。

　　信息的流动来自两个方向：一是外源信息流；二是内源信息流。管理信息系统是现代管理系统的一个重要组成部分，是专门为管理者提供其所需信息的系统。

　　三、管理信息的类型

　　信息具有各种各样的特征，从不同的角度，可以对它进行不同的分类。最为常见也最为有用的分类是根据信息的内容作出的。如经济信息、政治信息、科技信息、军事信息等。但是，从一般管理的角度来看，具有普遍指导意义的分类是根据信息的功能作出的，它们主要包括战略计划信息、管理控制信息和作业信息。

　　1.战略计划信息：主要是指那些关系到管理系统高层决策的外源信息。

　　2.管理控制信息：主要是指那些影响管理控制过程的内源信息，它有助于说明目标是否适合，它可以帮助管理者采取对本组织最为有利的行动，让管理者去发现能够提高资源利用率的途径。

　　3.作业信息：是有关管理系统日常活动的信息，它包括管理系统中的一些程序性的信息。

　　四、管理信息的作用

　　每一个管理系统都是管理信息的输入和输出系统，是在不断的信息输入和输出中获得生命力的。信息是一种粘合剂、一种纽带，是一切系统的整体性、稳定性和生命力的所在。

　　管理信息在管理中的作用，主要表现在以下几个方面：

　　1.管理信息是保证决策和计划科学性的前提条件。

　　决策和计划是管理的基本职能，科学的决策与计划，必须以全面反映客观过程的自信资料为依据。

　　2.管理信息是管理系统控制的依据和手段。

　　控制是管理的一个重要职能，在某种意义上，管理就是按照某一目标，对一个系统进行相对封闭的控制，即从各有关方面获得信息，对这些信息进行加工，然后发出控制指令，驾驭系统沿着既定轨道运行，达到预期目标。

　　3.管理信息是管理系统中各工作环节和管理层次互相沟通、联络的纽带和桥梁。

　　管理学上把管理系统的层次结构和各项工作中的环节、过程称作管理组织职能，组织职能是管理的基本职能，其他职能都需要通过组织职能来实现。

　　总之，管理信息在决策、计划、组织和控制等每一个环节中都发挥着重要的作用。

　　1. 信息与管理信息

　　信息是一定的客体传给人并被人所理解和认识了的内容。信息是以语言、数据、图像、文字以及其他符号等等为载体的，但语言、数据、图像、文字以及其他符号并不就是信息，信息是这些东西所代表的含义和所要说明的事情。信息需要通过信息载体的解读才能获得；另外，同一信息可以通过不同的载体来承担。

　　管理信息是指那些进入管理系统，能够对管理活动产生影响的信息，它是管理者与被管理者之间、管理者之间、被管理者之间沟通和协调的介质。管理活动就是不断把信息转化为具体行动的活动。

　　2.外源信息与内源信息：外源信息流包含着关于管理系统环境的信息。内源信息流则是在管理系统内部产生和流动的，主要是关于管理系统内部各要素和内部环境方面的信息。

　　3.战略计划信息、管理控制信息、作业信息：

　　（1）战略计划信息。主要是指那些关系到管理系统高层决策的外源信息。

　　（2）管理控制信息。主要是指那些影响管理控制过程的内源信息，它有助于说明目标是否适合，它可以帮助管理者采取对本组织最为有利的行动，让管理者去发现能够提高资源利用率的途径。

　　（3）作业信息。是有关管理系统日常活动的信息，它包括管理系统中的一些程序性的信息。

　　第二节  管理信息系统

　　〖基本内容〗

　　一、管理信息系统的概念

　　管理信息系统是现代管理系统的一个重要组成部分，是专门为管理者提供其所需信息的系统。

　　管理信息系统具有三种功能：（1）确定信息需要；（2）搜集和处理信息；（3）促使信息得到使用。

　　有了管理系统也就有管理信息系统。设立管理信息系统是一切较大规模或内容较为复杂的管理所必然要提出的要求，无论是古代还是现代都是一样的。只不过是现代管理信息系统运用了计算机等手段而已。

　　电子计算机在管理信息系统中的地位。第一，电子计算机的广泛运用，使信息更加方便，而且使充分、全面地占有信息资源成为可能，这样就赋予了管理活动以科学的性质。第二，可以使管理者有可能从全局出发，利用管理系统内部、外部的过去和现在的数据，预测未来，作出科学的决策。第三，是网络技术的应用，使一个管理系统中的各个部门，实现了信息资源共享。第四，计算机使现代管理的科学化水平获得了质的飞跃，使管理者可以利用更多我的信息去建立数学模型，实现预测的可靠性和决策的优化。

　　二、管理信息系统的工作原理

　　1.数据的收集。数据是人工记录下的事实情况，主要包括数值、文字、字母、图像、声音以及一些约定的特殊符号等。

　　2.数据的处理。收集到的原始数据通常是杂乱无章的，需要进行加工处理，才能成为有用的信息。最为基本的方法是对数据进行排序、核对、分类、合并、统计、更新、选择、分配。

　　3.信息的存储。选择信息存储介质应当遵循这样的原则：即在考虑体积小、容量大、失真度低、保存时间长的同时，力求经济、方便。

　　4.信息的传输。管理信息系统需要做到：（1）拥有稳定的信息通道（2）编制科学合理的信息流程（3）尽量减少信息传递的环节和层次

　　5.信息的输出。信息输出可以根据要求以文字、报表、图形的形式出现，应当直观醒目、简明易懂，合乎正常使用习惯。

　　三、管理信息系统的类型

　　管理信息系统的三种形式：（1）手工操作系统。即通过人工方式进行信息收集和根据人的对信息进行处理的管理信息系统。特点是系统非常简单，技术要求也很低，各种操作和处理都靠手工完成。（2）机械处理系统。就是利用机械协助人工来处理信息，即数据的记录和处理通过机械装置来进行，它在技术上的要求稍高一些。（3）电子系统。是一种电子信息系统，由于信息处理是通过计算机来进行的，所以也称作电子计算机信息系统。

　　管理信息系统与管理信息

　　管理信息系统：是现代管理系统的一个重要组成部分，是专门为管理者提供其所需信息的系统。

　　管理信息：是指那些进入管理系统，能够对管理活动产生影响的信息，它是管理者与被管理者之间、管理者之间、被管理者之间沟通和协调的介质。管理活动就是不断把信息转化为具体行动的活动。

　　管理信息系统的工作原理：

　　1.数据的收集。数据是人工记录下的事实情况，主要包括数值、文字、字母、图像、声音以及一些约定的特殊符号等。

　　2.数据的处理。收集到的原始数据通常是杂乱无章的，需要进行加工处理，才能成为有用的信息。最为基本的方法是对数据进行排序、核对、分类、合并、统计、更新、选择、分配。

　　3.信息的存储。选择信息存储介质应当遵循这样的原则：即在考虑体积小、容量大、失真度低、保存时间长的同时，力求经济、方便。

　　4.信息的传输。管理信息系统需要做到：（1）拥有稳定的信息通道（2）编制科学合理的信息流程（3）尽量减少信息传递的环节和层次

　　5.信息的输出。信息输出可以根据要求以文字、报表、图形的形式出现，应当直观醒目、简明易懂，合乎正常使用习惯。

　　第三节  管理信息系统的建立

　　〖基本内容〗

　　一、自觉建立管理信息系统

　　建立管理信息系统的必要性：首先，管理对外部信息的需求决定了管理信息系统的重要性。其次，管理系统内部沟通对建立管理信息系统提出了要求。具有现代特征的管理体制，往往是规模大、内容广、层次多、结构复杂，对这种管理体系，管理者必须通过逐层分权来实施管理。再次，现代技术为建立专门的、高效的管理信息系统提供了可能。

　　建立一个管理信息系统，必须满足以下几个方面的要求：（1）任何一个管理信息系统的建立，都必须从解决实际存在的管理问题出发；（2）管理信息系统所提出的信息必须是准确的和高质量的错误的信息势必导致决策的失误；（3）信息必须及时；（4）信息量要适中，不可过多。

　　在现代社会，存在大量独立的专门性的信息系统，像公司等就属于这一类专门从事信息经营的系统。

　　管理信息系统仅仅是向管理者提供决策与管理信息的系统，它不能代行决策和管理职能。管理信息系统是以报告等形式向管理者提出决策和管理方面的建议的。对一一个管理信息来说，最为困难的是获得高质量的信息。

　　二、现代管理信息系统的发展

　　现代管理信息系统的形成和发展：

　　现代管理信息系统的第一阶段，1946年，第一台计算机问世。1954年开始，计算机被用于商业数据的处理，这就是现代管理信息系统的起点。

　　现代管理信息系统的发展的第二阶段，是1965年-1979年间，这期间，集中式的数据处理扩展到能为管理和作业活动提供辅助信息。

　　整个80年代是管理信息系统发展的第三个阶段，这个阶段的发展是使个人计算机变得普及。

　　90年代是管理信息系统发展的第四阶段。主要特征是交互网络的出现。在新的世纪里，管理信息系统将会是由更多的个人计算机、更多的终端用户，以及更庞大的互联网络将它们联结在一起。

　　管理信息系统正在给管理带来革命。首先，它改变了组织的结构，使组织的管理的层次更少。其次，它改变了传统的官僚制方式，管理者可以放松集中程度，增大分散来增强组织的有机性，同时又为削弱任何控制。计算机技术可以使最高层管理者能够迅速对各种决策后果进行评价，允许他们对不符合要求的决策采取纠正行动。第三，改变了组织的权力关系，管理信息系统改变了在传统的组织形式中，有多大的权力就能够接触何种密级的信息。第四，促进信息流动模式的改变。管理信息系统允许更多的正式信息以横向或越级方式进行交流。

　　三、管理信息系统的设计

　　管理信息系统的设计应当遵循以下几个基本原则：（1）要有明确的目的性。设计必须要依据管理系统的性质、规模以及所需信息在数量、质量、时间等方面的要求。（2）要坚持系统的完整性和统一性。所谓完整性，就是根据信息加工需要，必须具备的环节不能缺少，同时要保证各环节的相互联系和正常运转；所谓统一性，就是要求整个信息系统的工作要统一，要制度化，整个系统各个工作环节所加工和输送的信息在语法、语意和格式上要标准化、规范化。（3）要具有可靠性。集中表现在所提供的信息的准确性、适用性和及时性。（4）要有相对的独立性。主要目的是要保证信息的真实性和可靠性，不受管理者的主观意志和情感好恶的影响。（5）要注意其适应性和灵活性。（6）要讲究经济效益。即指不但要考虑所提供信息的准确性、适用性、及时性，而且要考虑获取、加工和输送这些信息的费用或成本，也包含着管理信息系统的工作效率。

　　1.管理信息给管理带来的革命表现在哪些方面：管理信息系统正在给管理带来革命。首先，它改变了组织的结构，使组织的管理的层次更少。其次，它改变了传统的官僚制方式，管理者可以放松集中程度，增大分散来增强组织的有机性，同时又为削弱任何控制。计算机技术可以使最高层管理者能够迅速对各种决策后果进行评价，允许他们对不符合要求的决策采取纠正行动。第三，改变了组织的权力关系，管理信息系统改变了在传统的组织形式中，有多大的权力就能够接触何种密级的信息。第四，促进信息流动模式的改变。管理信息系统允许更多的正式信息以横向或越级方式进行交流。

　　2.合格的管理信息系统必须满足哪些要求：建立一个管理信息系统，必须满足以下几个方面的要求：（1）任何一个管理信息系统的建立，都必须从解决实际存在的管理问题出发；（2）管理信息系统所提出的信息必须是准确的和高质量的错误的信息势必导致决策的失误；（3）信息必须及时；（4）信息量要适中，不可过多。

　　〖本章小结〗

　　一切有效的现代管理都可以归结为信息管理，信息是管理的媒介，是管理系统中的一个重要因素。本章从三个方面对管理信息做了介绍。首先介绍了管理信息概念、类型、作用，使学员对管理住处有一个初步的了解。接着对专门进行信息的收集和处理的系统，即管理信息系统作了较为详细的阐述，主要包括管理信息系统的概念、工作原理和类型划分。本章最后介绍了管理信息系统建立的必要性及如何设计等内容，使学员在全面了解管理信息系统的基础上，能够在实践中灵活应用。

　　〖学习建议〗

　　本章围绕管理信息阐述了三方面的内容。第一节主要把握信息的概念、类型及作用等基本内容，学习时主要以记忆为主。第二节要从概念、工作原理和类型划分等三个方面了解和认识管理信息系统。第三节是在前两节的基础上，把握建立管理信息系统的必要性及设计原则。本章三节内容层层递进，学习时要注意把握三节之间的密切联系。

　　〖本章练习〗

　　名词解释：

　　1.信  息：是一定的客体传给人并被人所理解和认识了的内容。信息是以语言、数据、图像、文字以及其他符号等等为载体的，但语言、数据、图像、文字以及其他符号并不就是信息，信息是这些东西所代表的含义和所要说明的事情。

　　2.管理信息：是指那些进入管理系统，能够对管理活动产生影响的信息，它是管理者与被管理者之间、管理者之间、被管理者之间沟通和协调的介质。

　　3.管理信息系统：是现代管理系统的一个重要组成部分，是专门为管理者提供其所需信息的系统。

　　4.内源信息：流则是在管理系统内部产生和流动的，主要是关于管理系统内部各要素和内部环境方面的信息。

　　5.外源信息：流包含着关于管理系统环境的信息。

　　简答题：

　　1.简述管理信息的重要作用？

　　答：管理信息在管理中的作用，主要表现在以下几个方面：

　　（1）管理信息是保证决策和计划科学性的前提条件。决策和计划是管理的基本职能，科学的决策与计划，必须以全面反映客观过程的自信资料为依据。

　　（2）管理信息是管理系统控制的依据和手段。控制是管理的一个重要职能，在某种意义上，管理就是按照某一目标，对一个系统进行相对封闭的控制，即从各有关方面获得信息，对这些信息进行加工，然后发出控制指令，驾驭系统沿着既定轨道运行，达到预期目标。

　　（3）管理信息是管理系统中各工作环节和管理层次互相沟通、联络的纽带和桥梁。管理学上把管理系统的层次结构和各项工作中的环节、过程称作管理组织职能，组织职能是管理的基本职能，其他职能都需要通过组织职能来实现。

　　2.简述管理信息系统的工作原理？

　　答：管理信息系统的工作原理：

　　（1）数据的收集。

　　（2）数据的处理。

　　（3）信息的存储。

　　（4）信息的传输。

　　（5）信息的输出。

　　3.简述建立管理信息的必要性？

　　答：建立管理信息系统的必要性：首先，管理对外部信息的需求决定了管理信息系统的重要性。其次，管理系统内部沟通对建立管理信息系统提出了要求。具有现代特征的管理体制，往往是规模大、内容广、层次多、结构复杂，对这种管理体系，管理者必须通过逐层分权来实施管理。再次，现代技术为建立专门的、高效的管理信息系统提供了可能。

　　4.简述管理信息的类型及其主要内容？

　　答：主要包括战略计划信息、管理控制信息和作业信息。

　　（1）战略计划信息。主要是指那些关系到管理系统高层决策的外源信息。

　　（2）管理控制信息。主要是指那些影响管理控制过程的内源信息，它有助于说明目标是否适合，它可以帮助管理者采取对本组织最为有利的行动，让管理者去发现能够提高资源利用率的途径。

　　（3）作业信息。是有关管理系统日常活动的信息，它包括管理系统中的一些程序性的信息。

　　5.简述管理信息系统的三种形式及内容？

　　答：管理信息系统的三种形式：（1）手工操作系统。即通过人工方式进行信息收集和根据人的对信息进行处理的管理信息系统。特点是系统非常简单，技术要求也很低，各种操作和处理都靠手工完成。（2）机械处理系统。就是利用机械协助人工来处理信息，即数据的记录和处理通过机械装置来进行，它在技术上的要求稍高一些。（3）电子系统。是一种电子信息系统，由于信息处理是通过计算机来进行的，所以也称作电子计算机信息系统。

　　6.简述管理信息系统给管理带来的革命？

　　答：管理信息系统正在给管理带来革命。首先，它改变了组织的结构，使组织的管理的层次更少。其次，它改变了传统的官僚制方式，管理者可以放松集中程度，增大分散来增强组织的有机性，同时又为削弱任何控制。第三，改变了组织的权力关系，管理信息系统改变了在传统的组织形式中，有多大的权力就能够接触何种密级的信息。第四，促进信息流动模式的改变。

　　论述题：

　　1.试述管理信息系统设计的主要原则？

　　答：管理信息系统的设计应当遵循以下几个基本原则：（1）要有明确的目的性。设计必须要依据管理系统的性质、规模以及所需信息在数量、质量、时间等方面的要求。（2）要坚持系统的完整性和统一性。所谓完整性，就是根据信息加工需要，必须具备的环节不能缺少，同时要保证各环节的相互联系和正常运转；所谓统一性，就是要求整个信息系统的工作要统一，要制度化，整个系统各个工作环节所加工和输送的信息在语法、语意和格式上要标准化、规范化。（3）要具有可靠性。集中表现在所提供的信息的准确性、适用性和及时性。（4）要有相对的独立性。主要目的是要保证信息的真实性和可靠性，不受管理者的主观意志和情感好恶的影响。（5）要注意其适应性和灵活性。（6）要讲究经济效益。即指不但要考虑所提供信息的准确性、适用性、及时性，而且要考虑获取、加工和输送这些信息的费用或成本，也包含着管理信息系统的工作效率。

　　2.试述电子计算机在管理信息中的重要地位？

　　答：电子计算机在管理信息系统中的地位。

　　第一，电子计算机的广泛运用，使信息更加方便，而且使充分、全面地占有信息资源成为可能，这样就赋予了管理活动以科学的性质。

　　第二，可以使管理者有可能从全局出发，利用管理系统内部、外部的过去和现在的数据，预测未来，作出科学的决策。

　　第三，是网络技术的应用，使一个管理系统中的各个部门，实现了信息资源共享。

　　第四，计算机使现代管理的科学化水平获得了质的飞跃，使管理者可以利用更多我的信息去建立数学模型，实现预测的可靠性和决策的优化。