第三章　公文的体式与搞本

　　第一节　公文的体式

　　一、公文体式概述

　　公文的体式是指:公文的文体、结构要素及在格式上的安排.

　　公文体式作用:为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便.

　　二、公文的文体

　　公文的文体:是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点,即公文的表达方式和语体特征.

　　公文的文体具有应用文体的一般特点:实用性、严肃性、程式性.

　　1、公文的表达方式:是指在写作中运用语言的方法和手段,它是辨别文章体裁的重要标志. 主要有:叙述、议论、说明

　　1）叙述,是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说和交代,除计划性、法规性文件一般不采用叙事、指令性文件较少采用叙事外其他通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要都必须以叙事为基础.如通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要以叙事为基础.★（公文叙事与一般记叙文的不同:1、公文的叙事是通过对基本情况或个别事实的叙术来说明一定的问题,达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的.2、主要是顺叙 3、在叙述的同时,可恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法）

　　2）说明,是用简明扼要的文字,把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观真实地解说清楚.说明是公文写作中最常见、最主要的表达方式. （说明的主要方法有:1、定义说明,指用下定义的方法来说明事物的性质和特征. 2、注释说明,指对事物的性状、特征、成因等作简要的注释. 3、比较说明,指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较. 4、数字说明,指用确切的数字来说明事物. 5、举例说明,指根据事物在形状、成因、功用、关系等属性的差别,划分成若干类别,分别加以说有的方法. 6、图表说明 7、引用说明 8、分析说明）

　　3）议论,是义事说明把道理说清楚.（议论的要素:1、论点,又叫论题或观点,是议论的核心.2、论据,是证明论点真实性的根据.3、论证,是运用论据来证明论点的方法和过程.论点、论据、论证三者间的关系:论点是统帅,回答“要证明什么”的问题—是议论的核心；论据是基础,回答“用什么证明”的问题.分三类:一类是事实论据；二是理论论据；三类是法规；而论证是沟通二者间内在联系的桥梁；回答“如何证明”的问题.）

　　三、公文的语言特点:1）准确（是公文语言的主要特征和基本要求） 2）简明 :用最少的文字表达尽可能多的内容. 3）庄重:指公文用语必须讲究庄严、郑重. 4）得体:指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应,在准确表达的基础上,进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应.得体的基本要求: 是发适应行文的语体风格；是要分清上下级关系,掌握好分寸； 是要多运用公文的专用语.

　　四、公文中的常见词语:

　　1）特定用语——它言简意赅、简洁明快、典雅庄重,其特定含义是人所公认的.包括:

　　1、端用语—用于表示行文目的、休养所与原因的.

　　如为、为了、关于、由于、遵照、依照、依据、兹有、兹因、兹定于、兹将、兹介绍等.

　　2、引叙用语—在引叙来文（电）时使用,如现接、近接、胶接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解等.

　　3、经办用语—表示工作办理的时间及过程,如业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过等.

　　4、称谓用语—用以表示不同人称的,如我局、你局、贵局、该局（公司、厂、处）等.

　　5、期请用语—用来表示请求与期望,如拟请、函请、务请、恳请、希、希望、望、希即等.

　　6、表态用语—用来对来文表明态度,如同意、照办、可行、拟同意、不同意、不要、不妥、请核查等.

　　7、综合用语—对所叙述的情况进行综合时使用,如,如上所述、综上所述、上述、总之等. 8、过渡用语,如为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等.

　　8、过渡用语—在公文的段落之间使用、承上启下,起过渡作用.（为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等）

　　9、谦敬用语,如恭请、敬请、谨请、惠于、惠赠、惠示、承蒙协助、承蒙惠允、不胜、不胜荣胜、不胜感激等.

　　10、结尾用语,如此令、此布、此告、为要、为盼、请批示、请批复、特此函告、特此函达、特此通知、特此通告、请遵照办 理、请认真贯彻执行、以上意见如无不妥,请批转各地区执行等.）

　　2）惯用语,指一定民族语言中长期形成的习惯用语,如“抓辫子”、“吃大锅饭”.

　　3）缩略语,是较长词语缩短省略而成,如“一国两制”、“三个代表”

　　4）成语,一种相沿习用具有书面语言色彩的定型词组或短语.

　　5）引用语,指在写作中引用前人的现成语句来论证或说明文章中所要论述的问题.

　　①引用名人名言；②引用古书上现成语句；③引用党和国家领导机关重要文件中的语句.

　　第二节　公文的构成要素与书面格式

　　一、公文的构成要素（公文的组成部分）:发文机关标识、发文字号、公文公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等—是由党和国家在关部门颁布的规范性文件所规定的.

　　二、公文的书面格式

　　公文的书面格式:指公文的各要素在公文文面上所处的位置和书写样式.——是公文在形式上区别于一般文章的重要标志.

　　★公文的眉首部分包括:

　　1）公文份数序号:将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号（不是所有都需要）——规定带有密级公文要编制份数序号位置:位于版心左上角成本顶格第一行；一般由六位阿拉伯数字（不得少于2位）组成.其位置在版心左上角顶格第1行,数字不足规定数时,前面用“0”（零）补齐

　　2）密等级和保密期限:是指公文秘密程度的一种标志.分为绝密、机密、秘密三级；涉及党和国家秘密的公文应标明密级.

　　标注方法:在密级与时限中间加“★”.如“秘密★六个月”、“绝密★长期”.

　　位置:位于文件首面公文版头右上角第一行3号黑体,凡传递秘密公文应在文件封皮上加盖戳记注明.

　　保密时限:一般分一年以内,一年用一的以上,长期和期限不作标注,凡不作标注的可按二十年认定.

　　绝密:是最重要的国家机密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害.

　　机密:是重要的国家机密,泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害.

　　秘密:是一般的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受损失.

　　3）急程度 :是对公文送达和办理的时间限度. （包括:特急和急件,电报分为:特提、特急、加急、平急,位置在文件首页文头右上角,需要与密极同时使用,紧急程度置于密级之下,上下对齐.时限送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”.）

　　4）发文机关标识（文头）,是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识.

　　位置:发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞,约占图文区的三分之一或五分之二.字体选长宋体.—使用这种套文头的文件,通常称之为“红头文件”.、党的文件在间隔线中间印上一颗五角星.

　　5）发文字号:指由发文机关编排的文件代号.（由发文机关代字、年份（加六角括号[ ]）和序号组成）

　　★发文字号作用:1）统计发文的数量,便于公文的管理 2）在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用.

　　编排发文字号要力求准确、稳固、系统.位置:有版头的文件,应标注在文件版头之下,间隔横线之上,居中排列；用信笺头的文件,则置于信笺头横线之下,公文标题之上,右侧排列:“命令（令）”则在公文标题下面当中,写“第X号”.

　　6）签发人:在上报的公文中才出现的,目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责.一般供上行文使 用.位置应平行排列于公文字号右侧,与发文字号同处在一行

　　★公文主体部分包括:

　　1）公文标题,:由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成,是对公文主要内容准确、简要的概括和提示.位置应于红色横线下分1行或多行居中排列（省略情况:1、省略公文机关名称 2、省略事由的 3、机关名称和事由同时省略的）

　　2）主送机关,:指主要受理公文的机关.也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关.（一般有三种情况:1、上级机关对下级发出的公文,下级机关单位负有贯彻执行的责任,除批复外,有两个以上主送机关. 2、下级机关向上级领导机关报发出的请示报告等上行文,一般只有一个主送机关. 3、直接向社会公众发布的公文,主送机关就没有必要再写了）位置应在正文之上公文标题左下方,无论一行或多行,应靠左顶格书写.

　　3）正文:是公文的主体部份,用来表达公文的具体内容,体现发文机关的意图,是公文的核心.可分为:

　　①导语（导语写作有:1、依据式,简要说明发文的根据,常用语有根据、按照、遵照等.2、目的式,开宗说明发文的目的,常用语有为、为了等.3、原因式,简要说明发文的原因,常用简洁语言,以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头）

　　②正文主体,是公文最主要部分,也是写好公文的关键和难点所在.

　　正文主体一般要求:1）内容要符合党路线方针和有关规定,符合国家的法律法规,提出新的政策规定要注意保持连续性,提法要同已公布的文件相衔接；2）所反映的情况问题数据等必须真实可靠,提出的措施和办法要切合工作实际,切 实可行；3）内容涉及的有关部门要经过协调会商,取得一致意见；4）文字表达概念准确,观点鲜明,条理清楚,层次分明,篇幅简短,实是求是,合乎语法规范,正确使用标点符号；5）公文中的数字年份均不能回行.

　　③结束语,正文的结尾

　　4）附件,附件说明位于正文的左下方,公文生效标识之上,注明所附文件材料名称及件数,——应在正文下一行加以标识

　　形式有:图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料. 位置应于正文左下方,公文生效标识上.注明附件材料名称及件

　　5）成文时间,指公文形成的时间是一项重要内容,它是文件生效及日后查考的重要依据之一.（年、月、日要写全-用汉字）

　　位置应标注在发文机关署

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