十六、会议记录

　　为使会议的决议能在今后得到很好的贯彻和执行，并作为以后检查执行情况等的根据，或者便于传达一次会议的精神，有必要把会议的具体内容记录下来。这些记录的材料，就叫“会议记录”。记录要真实准确，符合原意。

　　会议记录包括两个部分：

　　（一）会议的组织情况：

　　1.会议的名称。

　　2.开会的时间、地点。

　　3.出席人数，如果人数不多，可一一写明姓名。

　　4.列席人数，也可写出姓名或只写列席人员范围。

　　5.缺席人数，也可一一写出姓名，注明缺席原因。

　　6.主持人。

　　7.记录人。

　　（二）会议内容，是会议记录的主要部分。记录方法有两种：

　　1.摘要记录。只记会上报告了什么事情，讨论了什么问题，通过了什么决议。

　　2.详细记录。要把每一个人的发言都记下来。

　　会议结束，记录完了，另起一行写“散会”两字。

　　最后，要由主席或主持人和记录人签名。

　　为了提高记录速度，可以适当使用一些自己熟悉的简称、代号、符号，待会议间歇或会后整理时再补上全称或原称。必要时，可以学习速记法。

　　十七、决定

　　决定是机关、社会团体对某些问题或重大行动作出安排。决定一经作出，就不容改变，必须照办。它或者是有法规作用，或者是有行政约束力，所以，作决定时，必须十分慎重。

　　1.标题写“决定”或“关于××的决定”等字样。

　　2.写正文内容，交代作出决定的原因和决定本身。

　　3.最后写作出决定单位的名称（加盖公章）和作出决定的日期。

　　十八、工作计划

　　工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。

　　（一）工作计划的格式：

　　1.计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“××印刷厂团委1986年工作计划”。

　　2.计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么怎么做、做到什么程度。

　　3.最后写订立计划的日期。

　　（二）工作计划的内容。一般地讲，包括：

　　1.情况分析（制定计划的根据）。制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。

　　2.工作任务和要求（做什么）。根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。

　　3.工作的方法、步骤和措施（怎样做）。在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。

　　（三）制订好工作计划须经过的步骤：

　　1.认真学习研究上级的有关指示办法。领会精神，武装思想。

　　2.认真分析本单位的具体情况，这是制订计划的根据和基础。

　　3.根据上级的指示精神和本单位的现实情况，确定工作方针、工作任务、工作要求，再据此确定工作的具体办法和措施，确定工作的具体步骤。环环紧扣，付诸实现。

　　4.根据工作中可能出现的偏差、缺点、障碍、困难，确定预算克服的办法和措施，以免发生问题时，工作陷于被动。

　　5.根据工作任务的需要，组织并分配力量，明确分工。

　　6.计划草案制定后，应交全体人员讨论。计划是要靠群众来完成的，只有正确反映群众的要求，才能成为大家自觉为之奋斗的目标。

　　7.在实践中进一步修订、补充和完善计划。计划一经制定出来，并经正式通过或批准以后，就要坚决贯彻执行。在执行过程中，往往需要继续加以补充、修订，使其更加完善，切合实际。

　　十九、总结

　　总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么、提高。

　　（一）基本情况。

　　1.总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。

　　2.成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。

　　3.和教训。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。

　　4.今后的打算。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。

　　（二）写好总结需要注意的问题

　　1.总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，同各方面的干部、群众商量。一定要避免领导出观点，到群众中找事实的写法。

　　2.一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。

　　3.条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。

　　4.要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。

　　5.总结的具体写作，可先议论，然后由专人写出初稿，再行讨论、修改。最好由主要负责人执笔，或亲自主持讨论、起草、修改。

　　二十、发言稿

　　发言稿是参加会议者为了在会议上表达自己意见、看法或汇报思想、工作情况而事先准备好的文稿。

　　发言稿写法比较灵活，结构形式要求也不那么严格，可以根据会议的内容、需要等情况而有所区别。常见的形式有：

　　①开门见山提出本人要谈的问题及对问题的看法，然后说明理由，最后照应开头对全文做简明扼要的总结。

　　②直接写出要讲的几个问题或几点意见，可用序号1、2、3等表示，问题讲完，即告结束，不写开头和结尾。

　　③汇报经验、情况的发言，内容比较系统，它包括情况叙述、经验介绍、体会收获等，这几方面的内容要连贯地写出来，构成一篇比较完整的文章。

　　写发言稿时，要注意三点：

　　①观点鲜明。对问题持什么看法，要明确表态。对尚未认识清楚的问题，要实事求是说明，不要含糊其词，如果是汇报性的发言，要中心明确，重点突出，不必面面俱到。

　　②条理清楚。一篇发言稿要谈几方面的问题，每一方面问题要讲哪些条目。都要安排得有条有理，让人听起来容易抓住重点。

　　③语言简洁明快。发言是直接面向听众，所以，发言的语言一定要简洁明快，尽量不使用冗长罗嗦的句子，更不要使用一些深奥难懂的词句，话要说得准确、易懂，最好运用大众语言。